Andreea face ce face și nu lasă niciun email pe dinafară.
Fiind o agenție modernă, ne bazăm aproape complet pe comunicarea prin email. Inventat în 1971, emailul a devenit rapid un mijloc de comunicare în masă, mai ales în sfera afacerilor de orice fel.
Dar să nu deviem de la subiect, că nu suntem aici pentru o lecție de istorie. Ne-am „adunat” azi să vorbim cu Andreea, care răspunde la sute de emailuri pe zi și, cumva, nu știm cum, nu ratează niciun mesaj.
Iar unele mesaje… nu sunt ușor de „digerat”. Comenzi, directive interne, confirmări, decizii, recenzii, revizii, completări, nemulțumiri, plângeri, câteodată chiar și „vorbe de duh”… dacă e ceva care are legătură cu Departamentul Intern (și nu numai) al agenției noastre, Andreea află prima.
Cine este Andreea?
Deși Andreea Mereuță este colega noastră „de pe Intern”, punând-o să scrie câteva vorbe despre ea, am descoperit un om ce ar trebui să facă marketing, de exemplu. Nu doar să răspundă la emailuri.
Cc @ Management.
Bună, eu sunt Andreea, sau Office, Andirea, sau chiar Mr. Andrea pentru mulți dintre colaboratorii noștri externi. De aproape doi ani fac parte din echipa de project manageri de la Intern. Știi momentul acela când te întreabă cineva despre tine și ai un blank total? Ei bine, sunt o fire agitată, energică și aparent mult mai multitasking-capable decât credeam inițial!
Ce îmi place cel mai mult la acest job? Satisfacția de la sfârșitul zilei sau săptămânii, când știu că am dat tot ce am putut și am reușit să găsesc soluții. Fie că ofer variante, găsesc soluția optimă sau rezolv situații neplăcute, mă simt super împlinită când știu că am făcut tot ce am putut eu. Într-un final, totul se reduce la a găsi soluții și a face lucrurile să meargă bine.
Dimineața
Andreea începe dimineața cu o doză dublă de cafe latte. Nici nu se pune problema să facă altfel.
Adresa de office este oricum ca un ou cu surpriză, nu știi ce te așteaptă până când nu o deschizi. Al doilea lucru pe care îl fac este să spun rugăciunea serenității (glumesc, desigur, deși poate n-ar fi rău) și mai apoi verific mailul și stabilesc prioritățile pe ziua respectivă, urgențe, răspunsuri către clienți, ședințe, proiecte unde au apărut probleme.
Acest pas este obligatoriu, pe lângă bombardarea colegilor cu emailuri!
După… începe distracția! Când ajung la job, parcă unul dintre pitici se activează (OCD) și vrea să vadă mailul cât mai sexy, adică gol. Deși sună haotic, în haosul ăsta găsim cele mai bune soluții împreună și facem lucrurile să meargă!
Ca distracția să fie completă, la agenție avem o politică internă, pe care o respectăm cu sfințenie, și care spune că trebuie să răspundem în maxim 15 minute la orice solicitare. Cu ajutorul oamenilor precum Andreea, reușim acest lucru în peste 95% din cazuri!
Andreea, la prânz…
Sunt anumite zile în care Andreea e atât de ocupată, răspunzând la sute de emailuri zilnic, încât uită că mai are nevoie și de mâncare, supraviețuind doar cu cafea și răcoritoare. În ciuda protestelor colegelor ei, apar situații în care lucrurile nu pot fi amânate.
Cel mai important e să înțeleg ce se cere și care sunt așteptările clientului, înainte de a trimite un mail mai departe către un coleg sau către un alt departament. Este și mai amuzant când primesc mailuri în alte limbi decât engleza; Google Translate și ChatGPT îmi sunt prieteni buni de doi ani încoace!
Deoarece primesc solicitări pentru fiecare colegă din firmă, am ajuns să cunosc anumiți clienți de parcă ar fi ai mei. De obicei noi, ca PM, ne ocupăm de comunicarea și întreținerea unei relații foarte bune cu clientul. Așa că ne ocupăm și de cerințe, și de probleme, și să găsim o soluție optimă pentru un “happy end” (râde).
După-masa
În timpul după-amiezilor, Andreea mănâncă. Avalanșa de emailuri vine de obicei dimineața. După orele 15:00, de obicei, este mai liberă să facă și altceva decât să răspundă la ce primește pe temutul office@. De obicei…
Dar poate fi și cealaltă situație, în care după-amiaza este mai aglomerată ca dimineața și vin mailurile pe bandă rulantă. Nu este o diferență notabilă, în afară de faptul că sunt unele zile în care dimineața am peste 50 de mailuri când deschid Inboxul, dar la fel sunt și după-amiaza. Poate atunci nu sesizez la fel de repede, pentru că sunt deja la laptop și răspund în timp util. O zi fără urgențe este o zi pierdută!
Finalul zilei
O zi bună este o zi în care colega noastră apucă, cumva, să le facă pe toate. Și în 99% din cazuri, reușește. Cum, doar ea știe.
La final de zi, mă rog să fi făcut, alocat și răspuns la mailuri în timp util pentru toate solicitările și situațiile care au stat în stand-by. Mai arunc o privire să văd dacă totul e în regulă, dacă am primit confirmările necesare și deja mă uit la proiectele pe care le am pentru ziua următoare. Așa, când ajung dimineața, știu măcar o parte din ce mă așteaptă.
Mai verific o dată ca totul să fie bine, primesc confirmările și mă pregătesc pentru următoarea avalanșă. E ca și cum ai seta GPS-ul pentru ziua următoare – măcar știu că o să mă rătăcesc cu stil!
Dacă ai nevoie de traduceri, poți începe cu un email spre colega noastră. Ea se pricepe cel mai bine cu forwardul, așa că poți să ai încredere că solicitarea ta va ajunge la omul potrivit.
